2019.09.22 Vasárnap
Nyelvválasztás angol nyelv német nyelv
Keresés gomb
Az oldal NVDA felolvasó szoftverrel tesztelve.
kezdőlap Mosonmagyaróvár város Információs portál
Képvetítés fotó

Pályázatok

ÁROP-1.A.2/A-2008-0233 pályázat

Összefoglaló az ÁROP-1.A.2/A-2008-0233 pályázathoz

Mosonmagyaróvár Polgármesteri Hivatala Szervezésfejlesztési Stratégiájához megfogalmazottaknak megfelelően és az ÁROP program célkitűzéseivel összhangban sikerült az ügyintézési eljárásokat egyszerűsíteni. Az informatikai támogatottság segítségével, a közigazgatás működése tekintetében költséghatékony eljárásokat és vezetési eszközöket partnerségi szemléletet vezettünk be. Javult a folyamatok átláthatósága, mérhetősége, megalapozottsága. Nyitottabb és polgárközpontubb lett a szolgáltatás, kialakult a projektszemlélet. Képzések keretén belül korszerű szolgáltatás-szervezési ismereteket és jártasságot sajátítottak el a kollégák és vezetők egyaránt.
A pályázat segítségével annak megvalósítása kapcsán korszerűsödött  a döntéshozatali eljárás, megújultak a tervezési folyamatok, a partneri személet erősödött a lakosság naprakész tájékoztatásával és a civilek bevonásával. , új szervezési–működési kultúra terjedt el. Döntési mechanizmusok korszerűsödtek, költségvetés eredményessége javult

Pályázó: Mosonmagyaróvár Város Önkormányzata
Kedvezményezett elérhetősége: 96/577-800
Projekt címe: Mosonmagyaróvár Város Polgármesteri Hivatalának szervezet fejlesztése
Közreműködő szervezet: VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht.
Közreműködő szervezet elérhetősége: 1016 - Budapest, Gellérthegy utca 30-32.
www.vati.hu
www.nfu.hu



Dokumentációk
Részletes szakmai beszámoló az ÁROP-1.A.2/A-2008-0233 pályázatról
Szervezeti ábra, 2009-2010
Okmányirodai ügyfél-elégedettség mérés
Információs anyagok
Tájékoztató és emlékeztető táblák
Fotódokumentáció



Részletes szakmai beszámoló az ÁROP-1.A.2/A-2008-0233 pályázatról

Képzés

A közigazgatási és szervezetfejlesztések egyik problémája , hogy a bevezetéssel együtt  nem készítették fel az önkormányzati hivatalok dolgozóit. A tudást meg kell szerezni ahhoz, hogy képessé váljunk a fejlesztések alkalmazására. Nagyon fontos ,hogy a hivatal dolgozói részére a szakmai továbbképzések mellett kommunikáció,stresszoldó,rekreációs tréningeket szervezzünk. A feszített munkanyomásnak, a rengeteg stressznek, a vezetés és az ügyfelek elvárásainak csak akkor tudnak megfelelni, ha a lelki és testi egészségünk rendben van. Mosonmagyaróvár Város Önkormányzatának komplex szervezetfejlesztési programjában fontos szerepet játszott a dolgozók képzése, fejlesztése.
A képzési koncepció kialakítását, átfogó fejlesztési és képzési igény felmérés, rendszerszemléletű helyzetelemzés előzte meg. A pontos diagnózis felállításához a továbbképző partner,  a világszerte alkalmazott egyik legnépszerűbb FranklinCovey módszer hazai képviselője és oktatója személyes interjúkat készített a Polgármesteri Hivatal különböző területein dolgozó vezetőkkel és ügyfelekkel kapcsolatban lévő munkatársakkal. A beszélgetések során feltérképezték a Hivatal kulcsproblémáit, meghatározták a fejlesztés alapvető területeit, illetve meghatároztuk a munkatársak problémáit, igényeit, kívánságait, összegyűjtötték kéréseinket. A képzési projektben a feltérképezett problémákra 3 típusú tréninget állítottak össze a  Hivatalban dolgozó köztisztviselők nehézségeinek, igényeinek és munkakörének megfelelően. A vezetők és kulcsszemélyek egy elő és utóméréssel egybekötött 3+1 napos képzési projektben vettek részt, melynek címe A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása. Az általuk kijelölt dolgozók, akiktől a képzés multiplikálása várható egy azonos, de rövidített tematikájú alkalmazottakra szabott 7 szokás tréning résztvevői voltak. Az időgazdálkodás és feladatmenedzsmenttel leginkább küzdő dolgozók egy Fókusz idő és feladatmenedzsment elnevezésű tréningen képezhették magukat, míg ügyfélszolgálati munkát végző kollégáik egy speciálisan ügyfélszolgálatosoknak szánt tréningen fejleszthették készségeiket. A továbbiakban kiemelt jelentősége van annak, hogy a Polgármesteri Hivatal továbbképzéseit ne zárjuk le a fenti folyamat befejeztével. Az idén induló ÁROP III. továbbképzési pályázaton is szeretnénk indulni.(részletes anyag az elszámoláshoz csatolva)

Tanácsadás

A pályázat során célul tűztük ki a döntési folyamatok megalapozottságának javítását,átlátható információ áramlást a döntési folyamatok szereplőinek, stratégiai szemlélet erősítését, stratégiai tervezés-támogató rendszer bevezetését, korszerű  költségvetési technikák alkalmazását ,szolgáltatások ember-központubbá tételét, digitalizálást,honlap tartalmának fejlesztését, szervezeti kultúra fejlesztését. Ezek egy részének megvalósításában szakértők segítették munkánkat. Elkészültek a következő szakmai anyagok:
stratégiai tervezés rendszere, szervezeti és egyéni teljesítménymérési és értékelési rendszer kialakítása, projektmenedzsment szabályzat,hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés és koordináció javítása, ügyfélszolgálati tevékenység fejlesztése,
rendeletalkotás folyamata,feladatkezelés,feladatok kiosztása, nyomon követése és koordinációja, gazdasági alprojekt. A szakmai anyagok az elszámolás mellékletét képezik.
A szakmai anyagokkal összhangban került sor a belső jegyzői és polgármesteri utasítások meghozatalára , belső portál kialakítására, szoftverek vásárlására, honlap fejlesztésére.
Így elkészült a feladatmenedzsment szabályzat, projektmenedzsment szabályzat,FEUVE szabályzat, utasítás a stratégiai tervezésről,utasítás a szervezeti és egyéni teljesítménymérési és értékelési rendszer kialakításáról,elkészült egy vezetői és dolgozói értékelő lap,ügyfél-elégedettségi kérdőív, utasítás az ügyfél-elégedettségi kérdőív feldolgozására,ügymenetmodellek kerültek kidolgozásra,az adócsoportnál digitális dokumentum kezelés került bevezetésre.
A digitális dokumentumkezelés folyamatának kifejlesztése a folyamatmodellekre/ügymenet-modellekre alapított hivatali fejlesztések egyik legszebb eredményét mutatja. A fejlesztés és a munkában együttműködő kollégák munkája mintaértékű.  Első ütemben az adócsoport dokumentumkezelési folyamatainak átalakítása történt meg. A Polgármesteri Hivatal e területen elért fejlesztései segítségével kiváltható a papíralapú iktatási, irattározási folyamat, illetve az ügyfél egyedi nyilatkozata alapján bevezethető az elektronikus ügyintézés a kimenő levélforgalomban. A szervezetfejlesztési pályázatban foglalt terv az adócsoport nagyszámú iktatott iratforgalmának automatikus iktatásával, irattározásával  (hitelesített dokumentumként való tárolásával) kapcsolatos feladatot határoz meg. A jelenlegi eredmények: meglévő minősített iktatóprogram /web alapon/, automatikus határozatkészítés, a dokumentumok automatikus PDF exportja. A hitelesített dokumentum-tárolás, az iktató és az adóprogram közötti kapcsolat és ügyintézőbarát kezelőfelület kialakítása.(részletes leírás csatolva)

Informatikai fejlesztések

A  mosonmagyaróvári IntraNet (belső ) portál révén az információk megosztására és a dokumentumokkal végzett közös munkára szolgáló webhelyek létrehozásával fokozható az egyének és a csoportok termelékenysége, csoportmunka-szolgáltatásokat és  - helyeket biztosít a Microsoft Office Rendszer és más asztali programok számára.
Az IntraNet segítségével eddig ismeretlen színvonalú fájltárolás érhető el, amely lehetővé teszi a közösségi csoportmunkát, és biztosítja a felhasználók számára a dokumentumokon, a feladatokon, a kapcsolattartókkal és az eseményekkel kapcsolatban végzett közös munka feltételeit. Emellett lehetővé teszi a csoportok és a webhelyek kezelői számára a webhely tartalmának és a felhasználók tevékenységének egyszerű felügyeletét. A környezet kialakítása egyszerű és rugalmas bevezetésre és felügyeletre ad módot. Az IntraNet webhelyek webkijelzőkből és Windows ASP.NET alapú összetevőkből épülnek fel. A kijelzők arra szolgálnak, hogy a rendszergazdák és a felhasználók elhelyezzék őket helyeken, megadják a beállításaikat, ezáltal egész alkalmazások készíthetők el egy-egy oldalon.(részletes leírás csatolva)
 
Elektronikus időpontfoglaló rendszer fejlesztése (honlap)
A fejlesztés célja: A Mosonmagyaróvár Város Polgármesteri Hivatalának ügyfelei a jelenleg is üzemelő online okmányiroda mintájára további elektronikus támogatást és kiszolgálást kapjanak ügyeik hivatali intézéséhez egy időpontfoglaló rendszer kialakításával.(részletes leírás csatolva)

Közérdekű tájékoztatás és bejelentés  online felület működésének bemutatás(honlap)
A fejlesztés célja: A lakosság online teheti meg a bejelentéseket, több bejelentési és ügytípusban, amelyet a Polgármesteri Hivatal Exchange Serverén található bejelentést kezelő rendszerben dolgoznak fel. A bejelentést tevő ügyfél e-maileben (manuális) értesül a bejelentése következményéről, lezárásáról, ügyintézéséről.(részletes leírás csatolva)

A honlapon Civil Egyeztető modulon keresztül biztosítjuk a nyilvánosság és állampolgár-központúság erősítésével szembeni elvárások teljesítését. Vagyis az eljárások átláthatósága és dokumentáltsága, ügyintézés gyorsasága javuljon, stratégiai döntésekkel kapcsolatos partnerségi kör szélesedjen, partnerség eszköztára javuljon.(részletes leírás csatolva) A Mosonmagyaróvári Civil Kerekasztal is aktívan közreműködött a rendszer kidolgozásában , melyről készült 3 emlékeztetőt a beszámolóhoz csatoljuk.
A mosonmagyarovar.hu weboldal, magyar nyelvű oldalai,a vakok és gyengén látók számára is olvashatóak. Az oldalak maradéktalanul megfelelnek a WCAG v2 AA és a Hírmodó ingyenes szövegfelolvasó szoftverrel felolvastatható a weboldal tartalma.

MS projekt

A projekt egy cél elérése érdekében végrehajtandó feladatok sorozata. A projekt feladatait erre a célra létrehozott projekt munkacsoport valósítja meg. A munkacsoport a projekt indulásakor alakul és a projekt céljának elérésekor feloszlik, más területeken dolgozik tovább. Vezetője a projekt menedzser. Státusza a projekt tervezésekor lép életbe és a várást követően megszűnik.
Egy projekt megvalósítása sok adminisztrációs munkával jár. Rögzítenünk kell az elvégzendő feladatok listáját, adatokat kell tárolnunk az erőforrásokról, valamint kapcsolatot kell teremtenünk az erőforrások és a feladatok között. A projekt adminisztrációs feladatainak elvégzését jelentősen megkönnyíti egy a projektszervezést támogató falhasználói program. A polgármesteri hivatal a piackutatás, elemzés, előkészítés és tesztelés után a Microsoft Office Project szoftvert választotta ki.
A programkörnyezet telepítése megtörtént. Mind az érintett kollégák számítógépére, mind a hivatali szerverre felkerült a program.  További feladat a szerveroldali program megjelenítése a belső portálon (MS Project Server Web Access), valamint a szerverközpont integrálása a meglévő Active Directory rendszerhez és a felhasználói MS Office Outlook programokhoz. E fejlesztés segítségével a projektkezelő szoftver automatikusan képes kezelni a hivatali alkalmazottakat mint munkamunkaerőt, valamint a feladatok kiosztása egyetlen MS Office Project programból vagy a belső portálról – áttekinthető és követhető módon megvalósulhat a teljes hivatali szervezet vonatkozásában.  
A program használatához szükség van alapszintű oktatásra. A szoftver felhasználói kézikönyvét az érintettek kézhez kapták.
A projektmenedzsment szoftver alkalmazási köre hármas egységben foglalható össze:
1. A projektek előkészítése, tervezése, megvalósítása és zárása e rendszer segítségével kivitelezendő.
2. Vezetői eszköz, melyben összetartozó feladatcsoportok, több felelős munkája egyetlen áttekinthető felületen nyomon követhető.
3. Az ügymenet-modellek tárolásának, karbantartásának, felülvizsgálatának (optimalizálásának) és meghatározott esetekben ügymenet indítások eszköze.
.(részletes leírás csatolva)
Összefoglalva az ÁROP pályázat nélkül nem tudtuk megvalósítani a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztési stratégiájában megfogalmazott célokat. Amelynek keretén belül korszerűsödött a hivatal szabályozási rendje,sikerült a szervezeten belüli hiányosságokat feltárni,új módszerek és informatikai támogatottság jelentős megerősítésével növeltük a szervezet működésének hatékonyságát.
A fent leírtak is mutatják, hogy a döntési mechanizmusok korszerűsödtek , a költségvetési gazdálkodáseredményessége javult és a partnerség is javult a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásával, a civil szféra bevonásával.

Dr. Németh.Andrea s.k.
aljegyző

Szervezeti ábra, 2009-2010
letöltés

Okmányirodai ügyfél-elégedettség mérés
letöltés

Információs anyagok
letöltés

Tájékoztató és emlékeztető táblák
letöltés

Fotódokumentáció
letöltés

 

Vissza